Heb jij de toestemming voor het verzenden van nieuwsbrieven goed geregeld?

Je herkent het vast: onder het contactformulier op jouw website of aan het einde van het bestelproces: een vinkje met ‘aanmelden voor onze nieuwsbrief’. Handig toch, zo’n vakje met “Blijf op de hoogte van acties en nieuwtjes”? En helemaal makkelijk als dat vakje al vooraf is aangevinkt.

Helaas. Dat vinkje mag dus niet standaard aanstaan. Waarom niet? Omdat je dan niet voldoet aan de regels uit de AVG (Privacywet) en Telecommunicatiewet (Spamwet). En dat kan je duur komen te staan.

Even terug naar de basis: de AVG en toestemming

Als je nieuwsbrieven verstuurt, verwerk je persoonsgegevens: meestal een naam en e-mailadres. Dat mag niet zomaar. Volgens de AVG heb je daar een ‘grondslag’ voor nodig. Dat is een wettelijk geldige reden om persoonsgegevens te verwerken.

De grondslag die jij gebruikt voor het versturen van nieuwsbrieven is bijna altijd ‘toestemming’, maar die toestemming is pas geldig als deze voldoet aan een paar voorwaarden:

1. De toestemming moet vrijelijk zijn gegeven.
2. De toestemming moet ondubbelzinnig zijn gegeven.

Een vooraf aangevinkt vakje voldoet aan geen van beide. Want: de klant doet zelf niks actiefs. Met een vooraf aangevinkt vakje beweeg je de klant (vaak onbewust of onoplettend) naar het geven van toestemming. Alleen als de klant zélf het vinkje zet, is sprake van geldige toestemming.

De Telecommunicatiewet:

Niet alleen de AVG vraagt om toestemming voordat je een nieuwsbrief mag versturen. In de (minder bekende) Telecommunicatiewet staan ook regels over het versturen van commerciële e-mails (zoals een nieuwsbrief). In die wet staat het nog veel uitdrukkelijker: je mag geen ongevraagde elektronische communicatie versturen voor commerciële doeleinden zonder voorafgaande toestemming van de ontvanger. Ook voor de toestemming die in de telecommunicatie staat, geldt dat een vooraf aangevinkt vakje niet voldoende is.

Goed om te weten is dat in de telecommunicatiewet een uitzondering staat voor nieuwsbrieven: als iemand klant bij je is, mag je onder voorwaarden wél e-mails sturen producten of diensten die soortgelijk zijn aan de producten of diensten die je aan die klant hebt geleverd. Maar let op: de AVG geldt in die gevallen nog wel.

Wat mag dan wél?

Heel simpel: laat het vakje leeg. Laat de klant zelf beslissen of hij of zij op jouw nieuwsbrief wil abonneren. En zorg ervoor dat het vinkje pas actief is als de klant het zélf aanklikt. Belangrijk om te weten is dat je later ook moet kunnen bewijzen dat de toestemming is gegeven (en het vinkje door de klant zélf is aangevinkt). In de praktijk betekent dat: sla een registratie op van het moment waarop iemand het vinkje aanvinkte, de bijbehorende tekst én de context waarin dat gebeurde. Zeker bij online formulieren is dat goed te regelen.

Kortom: als je iemand een nieuwsbrief stuurt, moet diegene daar van tevoren duidelijk en actief mee hebben ingestemd. Maak je daarbij gebruik van een aanvinkvakje, dan dient de ontvanger het vinkje zélf actief te hebben gezet en je moet later kunnen bewijzen dat de klant toestemming heeft gegeven.

Nóg méér régels:

Er gelden heel veel regels voor e-commerce ondernemers. Die kunnen we natuurlijk niet allemaal behandelen in deze korte blog, maar we willen je wel wijzen op twee belangrijke  aandachtspunten die te maken hebben met (de toestemming voor) het versturen van digitale nieuwsbrieven:

1. Bij het toestemmingvakje moet je in begrijpelijke taal uitleggen waarvoor de toestemming geldt. Een voorbeeld:

“Ik geef toestemming om mijn naam en e-mailadres te gebruiken voor het versturen van nieuwsbrieven met informatie over onze aanbiedingen en producten.”

Vermijd vage teksten zoals “Blijf op de hoogte” of “Meld je aan voor updates”. De klant moet snappen wát je met de gegevens doet — en waarom.

2. In digitale nieuwsbrieven moet je duidelijk zijn over de identiteit en contactgegevens van de afzender. Laat weten wie je bent en biedt ook een duidelijke afmeldmogelijkheid. Het mag de ontvanger niet veel moeite kosten om af te melden. Wat vaak gebeurt is dat een ontvanger eerst een enquête laten invullen, voordat deze wordt afgemeld. Dát mag niet.

Samengevat: 4 dingen die jij direct kunt regelen

• Zorg dat het toestemmingsvakje niet vooraf aangevinkt is.
• Zet een duidelijke en concrete tekst bij het vinkje.
• Bewaar bewijs van de toestemming — met datum, inhoud en context.
• Zorg dat jouw nieuwsbrief informatie bevat over de identiteit en contactgegevens van jouw webshop én een eenvoudige afmeldlink.

Vragen over de juridische kant van jouw nieuwsbrief?

Wil je zeker weten dat jouw webshop netjes volgens de AVG en de Telecommunicatiewet werkt? Wij helpen je graag verder. Ook kun je terecht bij onze juridische partner: Tieman | Creative legal & more. Tieman is gespecialiseerd in de juridische kant van E-commerce en maakt juridische zaken begrijpelijk, ook als het om kleine vinkjes gaat.

Dit artikel is geschreven door Arjon Tieman (Legal Marketeer en advocaat)